Zasada konkurencyjności po zmianach

14 października br. weszły w życie zaktualizowane Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Wprowadzone w nich zmiany obejmują m.in. zasady udzielania zamówień, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych.

Zasada konkurencyjności ma zastosowanie do zamówień udzielanych przez beneficjentów funduszy unijnych, których szacunkowa wartość przekracza 50 tys. zł netto (w przypadku podmiotów zobowiązanych do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych górną granicą stosowania zasady konkurencyjności jest kwota 30 tys. euro).

O czym zatem muszą wiedzieć beneficjenci udzielający zamówień w oparciu o zasadę konkurencyjności i jakie zmiany wprowadziły zaktualizowane Wytyczne? 

Szacowanie wartości zamówienia
Poza ogólnym stwierdzeniem, że szacowanie wartości zamówienia należy dokonać z należytą starannością, znowelizowane wytyczne wskazują również przypadki, kiedy wartość odrębnych zamówień należy szacować łącznie. Wykorzystano tutaj opinię prawną Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, zgodnie z którą dla ustalenia czy w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy też z odrębnymi zamówieniami, należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia następujących przesłanek:

• usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie
• możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie
• możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę

Zamawiający może oczywiści udzielić odrębne zamówienia na każdą część, przy czy do każdej będzie musiał stosować procedurę odpowiednią do wartości szacunkowej wszystkich części.

Przykład:

Zamawiający zamierza przeprowadzić termomodernizację 4 budynków. Wartość robót w każdym budynku wynosi 40 tys. zł netto. Wartość szacunkową zamówienia oblicza się zatem jako łączną wartość robót wszystkich budynków czyli 160 tys. zł. Zamawiający może udzielić jedno zamówienia na wszystkie budynki lub ogłosić odrębne zamówienia na każdy budynek, przy czym w każdym przypadku będzie musiał stosować zasadę konkurencyjności.

Zasady obowiązujące podczas szacowania wartości zamówienia, są także uzależnione od rodzaju podmiotu (publiczny lub prywatny). Zgodnie z pkt. 12) sekcja 6.5 Wytycznych, w przypadku zamówień realizowanych przez beneficjentów, którzy nie są zamawiającymi w rozumieniu Pzp, wartość zamówienia ustala się w odniesieniu do danego projektu. Podmioty, które są zamawiającymi w rozumieniu Pzp, po stwierdzeniu, że szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza wartości wskazanej w art. 4 ust. 8 Pzp, określają wartość zamówienia w odniesieniu do danego projektu w celu stwierdzenia, czy zamówienie podlega zasadzie konkurencyjności, czy procedurze rozeznania rynku. 

Ogłoszenie

Podstawowym miejscem publikacji ogłoszenia o zamówieniu jest strona internetowa https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/, przy czym możliwość zamieszczenia ogłoszenia na tej stronie możliwe jest dopiero po podpisaniu umowy o dofinansowanie. W przypadku udzielania zamówienia przed podpisaniem umowy konieczne jest umieszczenie ogłoszenia na własnej stronie internetowej (lub innej wskazanej przez właściwą Instytucję Zarządzającą) oraz wysłanie zapytania ofertowego do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców. Autorzy Wytycznych zrezygnowali na szczęście z obowiązkowej publikacji zamówień, których wartość przekraczała tzw. progi unijne (5 225 000 euro dla robót budowlanych, 209 tys. euro dla dostaw i usług), w Dzienniku Urzędowym UE. Nowością jest wskazanie, w przypadku zamówień powyżej progów unijnych, terminu składania ofert, który powinien wynosić co najmniej 30 dni. Zastosowano również rozwiązanie z ustawy Prawo zamówień publicznych dotyczące sytuacji, gdy koniec terminu składania ofert przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy. W takim przypadku termin upływa dnia następnego po dniu lub dniach wolnych od pracy.

Informację o wyniku postępowania upublicznia się w taki sposób, w jaki zostało upublicznione zapytanie ofertowe.

Konflikt interesów
Znowelizowane wytyczne precyzują kwestie dotyczące tzw. "konfliktu interesów". O ile w poprzedniej wersji było to opisane w sposób mocno zagmatwany, to aktualnie autorzy napisali wprost, że powiązanie osobowe lub kapitałowe nie może występować wyłącznie w odniesieniu do tych podmiotów, które nie są zamawiającym w rozumieniu Pzp. Jednocześnie, wprowadzono obowiązek zapewnienia bezstronności osób wykonujących czynności w postępowaniu, które również nie mogą być powiązane osobowo lub kapitałowo z wykonawcami (str. 41, sekcja 6.5.2 pkt. 2) lit b)).

Zmiany umowy
W wytycznych zaktualizowano również zapisy dotyczące zmiany umowy z wykonawcą, dostosowując ich do zapisów ustawy Prawo zamówień publicznych (pkt 17 sekcji 6.5.2). W szczególności dopuszczono zmiany umowy do 10% wartości umowy podstawowej w przypadku dostaw i usług i 15% w przypadku robót budowlanych jeżeli wartość tych zmian nie przekracza progów unijnych.

Kiedy nie trzeba stosować zasady konkurencyjności
W sekcji 6.5 pkt. 8) znowelizowanych wytycznych wskazano przypadki, kiedy możliwe jest niestosowanie zasady konkurencyjności bądź rozeznania rynku. Spośród wymienionych na szczególną uwagę zasługują następujące przypadki:

• zamówienie może być zrealizowane tylko przez jednego wykonawcę z jednego z następujących powodów:
• brak konkurencji ze względów technicznych o obiektywnym charakterze,
• przedmiot zamówienia jest objęty ochroną praw wyłącznych, w tym praw własności intelektualnej,

o ile nie istnieje rozwiązanie alternatywne lub zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem sztucznego zawężenia parametrów zamówienia.

• dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę, w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej,
• ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć, nie można zachować terminów określonych w sekcji 6.5.2,
• ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia i nie można zachować terminów określonych w sekcji 6.5.2,
• przedmiotem zamówienia na dostawy są rzeczy wytwarzane wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych, naukowych lub rozwojowych, z wyłączeniem zamówień obejmujących produkcję masową służącą osiągnięciu rentowności ekonomicznej lub pokryciu kosztów badań i rozwoju.

Oczywiście skorzystanie z jednej z wymienionych w przywołanym punkcie przesłanek może wymagać przedstawienia szczegółowego uzasadnienia powodów, dla których beneficjent nie udzielił zamówienia w sposób konkurencyjny.

Rozeznanie rynku
Dla zamówień, których szacunkowa wartość wynosi od 20 tys. zł do 50 tys. zł netto włącznie, Wytyczne wprowadziły procedurę rozeznania rynku (str. 39, sekcja 6.5.1). W odróżnieniu od poprzedniej wersji Wytycznych, która pozostawiała poszczególnym Instytucjom Zarządzającym dowolność w zakresie wymogów dla zamówień o takiej wartości, aktualna wersja wprowadza jednolite zasady dla wszystkich. Co istotne poszczególne Instytucje Zarządzające nie mogą modyfikować tych zasad (przede wszystkim nie mogą określać bardziej restrykcyjnych wymagań), a jedyna możliwość "ingerencji" dotyczy wskazania strony internetowej, na której beneficjent zobowiązany będzie publikować ogłoszenia o zamówieniu.
Udzielając zamówienia w oparciu o zasadę rozeznania rynku należy zamieścić zapytanie ofertowe na swojej stronie internetowej lub innej stronie wskazanej przez Instytucję Zarządzającą albo wysłać zapytania ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców. Nie jest wymagane zawarcie pisemnej umowy, wystarczy faktura, rachunek lub inny dokument księgowy
Autorzy wytycznych zrezygnowali z określania jakichkolwiek wymagań odnośnie treści zapytania ofertowego oraz wymogów dotyczących np. terminów na składanie ofert.

Co z wydatkami o wartości poniżej 20 tys. zł netto?
Wytyczne nie wskazują żadnych procedur ich udzielenia, co może oznaczać pełną dowolność w wyborze wykonawcy, zatem wybór wykonawcy będzie mógł się odbyć z pominięciem procedur konkurencyjnych. Oczywiście podmioty publiczne muszą pamiętać o zasadach wynikających z art. 44 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Według Ministerstwa Rozwoju, do uznania kwalifikowalności wydatków o wartości mniejszej niż 20 tys. zł netto wystarczające będzie przedstawienie faktury lub innego dowodu księgowego, natomiast ocena, czy taki wydatek został poniesiony w sposób celowy i oszczędny będzie należała do Instytucji Zarządzającej. Biorąc pod uwagę trudności w ocenie prawidłowości poniesionego wydatku przypuszczam, że normą będzie akceptowanie większości takich wydatków, większy nacisk natomiast może zostać położony na weryfikację prawidłowości przeprowadzenia szacowania wartości zamówienia.