Kontrola projektu

Spośród wszystkich etapów realizacji projektu dofinansowanego ze środków UE, kontrola jest zapewne tym najmniej lubianym (i nie bez powodu) przez beneficjentów. Często bowiem efektem przeprowadzonej kontroli jest konieczność zwrotu środków. Jednak, aby Instytucja Zarządzająca mogła „rozdawać” środki unijne musi zagwarantować, że środki te będą wydawane w sposób racjonalny i zgodny z przepisami prawa europejskiego i krajowego.

Kontrolę projektów ze względu na sposób przeprowadzenia można podzielić na dwa rodzaje: 

• Kontrolę na dokumentach, 
• Kontrolę na miejscu.

Kontrola na dokumentach przeprowadzana jest w siedzibie jednostki kontrolującej, np. Urzędu Marszałkowskiego i obejmuje m.in. sprawdzenie oryginałów lub uwierzytelnionych kopii dokumentów przekazanych przez beneficjentów, a także wytworzonych i/lub przechowywanych na poziomie IZ RPO WP (w przypadku kontroli dokumentacji na zakończenie realizacji projektu), pod kątem ich zgodności z zasadami wspólnotowymi i krajowymi. Do kontroli na dokumentach zaliczyć można przede wszystkim:

• Kontrolę na zakończenie realizacji projektu, tzw. kontrola kompletności - polega ona na sprawdzeniu, czy IZ/IP posiada kompletną dokumentację dotyczącą kontrolowanego projektu (wniosek o dofinansowanie, karty oceny formalnej i merytorycznej, umowa o dofinansowanie wraz z aneksami, wnioski o płatność). Kontrolą na zakończenie jest objęty każdy projekt, rozpoczyna się po wpłynięciu i zatwierdzeniu wniosku o płatność końcową.

• Kontrolę udzielonych zamówień publicznych – polega ona na sprawdzeniu, na podstawie dokumentów dostarczonych przez Beneficjenta, czy podczas udzielania zamówień zachowane zostały krajowe i wspólnotowe przepisy dotyczące zamówień publicznych. Tego rodzaju kontrole mogą być przeprowadzane np. przed podpisaniem umowy o dofinansowanie (jeżeli beneficjent rozpoczął już realizację projektu) lub po złożeniu pierwszego wniosku o płatność. Zaletą tego rodzaju kontroli jest to, że w przypadku wykrycia nieprawidłowości, korekta finansowa naliczana jest jeszcze przed wypłatą środków, dzięki czemu nie są naliczane odsetki.

Do kontroli na dokumentach zalicza się także weryfikację wniosku o dofinansowanie (sprawdzenie, czy projekt spełnia kryteria ustalone w ramach danego priorytetu programu operacyjnego) czy weryfikację wniosków o płatność (weryfikacja kwalifikowalności wydatków).

Kontrola na miejscu jest przeprowadzana w siedzibie beneficjenta przez zespół kontrolujący liczący z reguły 2-3 osoby. W ramach kontroli na miejscu wyodrębnić można kontrolę planową (wynikającą z Rocznego Planu Kontroli) oraz kontrolę doraźną (nieujmowaną w Rocznym Planie Kontroli, przeprowadzaną m.in. w przypadku podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości/uchybień/zaniedbań ze strony beneficjenta. Najczęściej konieczność przeprowadzenia kontroli doraźnej wynika z wątpliwości, uchybień, stwierdzonych na etapie weryfikowania wniosku o płatność).

Kontrola planowa

Kontrola planowa wynika z Rocznego Planu Kontroli, i z reguły przeprowadzana jest na próbie projektów wybranych na podstawie analizy ryzyka (analiza polega na przydzielaniu punktów w ramach poszczególnych czynników ryzyka tj. wartość projektu, rodzaj beneficjenta (np. gmina, przedsiębiorca, fundacja), liczba zrealizowanych projektów, wyniki przeprowadzonych wcześniej kontroli u danego beneficjenta). Kontrola planowa może mieć następującą formę:

• Kontrola w trakcie realizacji projektu – może być przeprowadzona wśród projektów, które nie zostały jeszcze zakończone, ale są odpowiednio zaawansowane pod względem rzeczowym oraz finansowym. Kontrola ta obejmuje sprawdzenie realizacji rzeczowej (czy uzyskano wszystkie niezbędne pozwolenia, czy wykonane do tej pory prace są zgodne z projektem budowlanym, czy wykonany do tej pory zakres rzeczowy odpowiada zapisom wniosku o dofinansowanie), sprawdzenie dokumentów finansowo-księgowych (oryginały faktur, dokumenty potwierdzające prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej, weryfikacji kwalifikowalności podatku VAT, weryfikacji projektu pod kątem podwójnego finansowania, itp.), weryfikację dokumentów dotyczących udzielonych zamówień publicznych (sprawdza się czy beneficjent przestrzegał przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, a w przypadku beneficjentów niezobowiązanych do stosowania tej ustawy, innych dokumentów – np. Wytycznych Instytucji Zarządzającej, regulujących zasady udzielania zamówień), weryfikację działań informacyjno-promocyjnych (stosowne oznaczenia dokumentów, tablice informacyjne w miejscu realizacji), archiwizację dokumentów projektowych. 

• Kontrola na zakończenie realizacji projektu - może być przeprowadzona po złożeniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową. Jej zakres jest niemal identyczny jak w przypadku kontroli w trakcie realizacji, przy czym podczas kontroli na zakończenie dodatkowo weryfikacji podlegają wskaźniki produktu oraz rezultatu (o ile ich weryfikacja jest możliwa na tym etapie. Często beneficjent osiąga założone wartości wskaźników rezultatu dopiero po pewnym okresie od zakończenia realizacji projektu, przeważnie jest to okres jednego roku), a także realizacja polityk horyzontalnych.

• Kontrola zachowania trwałości projektu – może być przeprowadzona po zakończeniu realizacji projektu (przeważnie ma miejsce najwcześniej rok po zakończeniu – po tym okresie możliwe jest zweryfikowanie wskaźników rezultatu). Podczas kontroli weryfikuje się m.in.: czy projekt nie został poddany znaczącej modyfikacji, osiągnięcie i utrzymanie wskaźników produktu i rezultatu, czy projekt nie wygenerował dochodu (weryfikacja luki finansowej), czy inwestycja została oddana do użytku zgodnie z decyzją o pozwoleniu na budowę, czy przestrzegano zapisów decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach (np. czy nie prowadzono prac w okresie lęgowym ptaków), sposób archiwizacji dokumentacji projektu.          

Etapy kontroli oraz jak wygląda kontrola w praktyce

Przed wyjazdem na kontrolę zespołu kontrolującego spełnione muszą zostać pewne wymogi formalne, tj.: Marszałek Województwa powołuje członków zespołu, wyznacza kierownika zespołu kontrolującego oraz podpisuje upoważnienie, które zespół kontrolujący powinien przedstawić w miejscu kontroli. Poszczególni członkowie zespołu kontrolującego podpisują również oświadczenie w którym deklarują, że nie brali udziału w ocenie projektu oraz nie są w żaden sposób związani z osobami występującymi po stronie podmiotu kontrolowanego.

Następnym krokiem jest zawiadomienie Beneficjenta o terminie przeprowadzenia kontroli, np. 5 dni przed planowaną wizytą (w przypadku kontroli doraźnej wysłanie zawiadomienia nie jest obowiązkowe).

Kontrola trwa z reguły od 2 do 3 dni. W tym czasie zespół kontrolujący weryfikuje dokumenty związane z projektem oraz dokonuje wizji w miejscu faktycznej realizacji projektu, gdzie wykonuje zdjęcia, pomiary, w razie potrzeby sporządzane są kopie dokumentacji.

Po zakończonej kontroli sporządzana jest informacja pokontrolna  przesyłana do akceptacji beneficjentowi.

Zobacz także:

Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym

Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013

Podręcznik "Zagadnienie zachowania trwałości projektu współfinansowanego z Funduszy Europejskich"