Zamówienia nieobjęte ustawą Pzp

Z uwagi na planowane podniesienie progu, od którego należy stosować przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych (z 14 do 30 tys. euro) coraz częściej zamawiający będą udzielać zamówień z pominięciem przepisów ustawy.

Brak konieczności stosowania się do ustawowych zasad nie oznacza jednak zupełnej dowolności w udzielaniu zamówień. Zamawiający muszą bowiem mieć na uwadze zapisy art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym:

"Wydatki publiczne powinny być dokonywane:

1. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:
• uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
• optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów,
2. w sposób umożliwiający terminową realizację zadań,
3. w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań."

Instytucje Zarządzające programami regionalnymi przeważnie posiadają wytyczne, które regulują zasady udzielania zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy Pzp (oprócz zamówień poniżej 14 tys. euro są to również zamówienia udzielane przez podmioty niezobowiązane do stosowania ustawy, np.: fundacje, stowarzyszenia, kościoły lub związki wyznaniowe, spółdzielnie i wspólnoty mieszkaniowe).

Ponieważ na poziomie krajowym nie ma żadnego dokumentu, który określałby zasady udzielania tego rodzaju zamówień, dlatego też w poszczególnych województwach zasady te różnią się od siebie i przed udzieleniem zamówienia należy się z nimi dokładnie zapoznać. Należy bowiem pamiętać, że w przypadku wystąpienia nieprawidłowości w zamówieniach nieobjętych ustawą Pzp Instytucja Zarządzająca może nałożyć korektę finansową w oparciu o Taryfikator MRR. Z resztą, w samym Taryfikatorze jest zapis informujący o tym, że kontroli pod kątem zgodności z zasadami traktatowymi podlegają również zamówienia, których wartość nie przekracza poziomów określonych w przepisach ustawy Pzp oraz dyrektywach (tzw. zamówienia podprogowe), na co wskazują dotychczasowe doświadczenia związane z kontrolami realizowanymi przez przedstawicieli Komisji Europejskiej.

Forma pisemna

Niby oczywiste, ale jednak zdarzały mi podczas kontroli przypadki, że beneficjenci udzielili zamówień na podstawie rozeznania telefonicznego lub informacji ze stron internetowych. Forma pisemna polega więc na przekazaniu wykonawcom (z reguły wytyczne IZ wskazują na minimum 3 wykonawców) zapytania ofertowego. Zapytanie może być przekazane osobiście za potwierdzeniem odbioru, listownie, faksem lub mailem. Zamawiający, po zakończeniu postępowania zobowiązany jest również do sporządzenia protokołu z postępowania (w większości wytycznych nazywa się to opis udzielonego zamówienia). Wyjątkiem od zasady dotyczącej zachowania formy pisemnej mogą być zamówienia o bardzo niskiej wartości (np. nieprzekraczające 3 tys. zł). Jeżeli wytyczne IZ to przewidują wówczas można udzielić zamówienia na podstawie np. telefonicznego rozeznania rynku, a dokumentem potwierdzającym będzie notatka zamawiającego.

Upublicznienie

Poza przekazaniem zapytania ofertowego do określonej liczby wykonawców, zamawiający powinien również upublicznić informację o zamówieniu, tak aby dotarło ono do jak największego grona potencjalnych wykonawców. Zgodnie z Komunikatem Wyjaśniającym Komisji (2006/C 179/02) zalecanymi środkami publikacji są internet, a także gazety o zasięgu regionalnym lub lokalnym.

Co powinno zawierać zapytanie ofertowe

O tym jak szczegółowe będzie zapytanie ofertowe i jakie informacje będzie zawierało decyduje zamawiający, jednak powinno ono zawierać co najmniej:

• określenie przedmiotu zamówienia (np. wykonanie tablicy informacyjnej),
• określenie terminu składania ofert (niekiedy wytyczne IZ wskazują minimalny termin liczony od dnia przekazania zapytania),
• wskazanie kryteriów oceny ofert (przeważnie jedynym kryterium jest cena, jednak w przypadku wyboru także innych kryteriów, np. gwarancja, należy opisać w jaki sposób przydzielane będą punkty),
• określenie terminu realizacji.

Udzielanie zamówienia, które nie jest objęte przepisami ustawy jest niezaprzeczalnie sporym udogodnieniem dla zamawiającego - mniej formalności, prosta procedura, krótszy czas przeprowadzenia postępowania. Niemniej jednak należy pamiętać o zachowaniu tych minimalnych zasad jakie dla poszczególnych programów regionalnych określają stosowne wytyczne.

Poniżej linki do stron internetowych z wytycznymi:

• woj. dolnośląskie,
• woj. kujawsko-pomorskie,
• woj. lubelskie (str. 12, pkt 6.3),
• woj. lubuskie (str. 13, pkt 7.3),
• woj. łódzkie,
• woj. małopolskie (str. 8. pkt 3.2),
• woj. mazowieckie,
• woj. opolskie (pkt 1.10 od str. 70),
• woj. podkarpackie,
• woj. podlaskie,
• woj. pomorskie,
• woj. śląskie,
• woj. świętokrzyskie (§ 10 umowy o dofinansowanie),
• woj. warmińsko-mazurskie,
• woj. wielkopolskie (pkt. 2, 4 i 8 w tabeli na stronie),
• woj. zachodniopomorskie (§ 11 umowy o dofinansowanie. IZ nie publikuje ogólnego wzoru umowy, należy zapoznać się z wzorem obowiązującym w ramach danego konkursu).

Zobacz także:

Zapytanie ofertowe - przykładowy wzór dokumentu