Kontrola w okresie trwałości projektu

Złożenie przez beneficjenta wniosku o płatność końcową, które świadczy o tym, że wszelkie prace związane z realizacją projektu zostały już zakończone, nie oznacza dla niego końca przygody z Instytucją Zarządzającą. Data finansowego zakończenia realizacji projektu, określona w umowie o dofinansowanie, jest bowiem początkiem okresu trwałości, w którym to beneficjent może również zostać poddany kontroli.

Podczas takiej kontroli sprawdza się m.in. czy:

• projekt nie został poddany zasadniczej modyfikacji,
• faktycznie zostały osiągnięte wskaźniki produktu i rezultatu określone we wniosku o dofinansowanie,
• beneficjent nie nabył prawa do odzyskania podatku VAT (jeśli VAT był kosztem kwalifikowanym),
• projekt nie generuje dochodu (jeżeli w projekcie konieczne było obliczenie tzw. luki finansowej),
• zakupiony sprzęt/powstała infrastruktura służą realizacji celów projektu.

Zasadnicza modyfikacja

W myśl zapisów art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 beneficjent zobowiązany jest zapewnić trwałość projektu przez okres co najmniej 5 lat, a w przypadku inwestycji realizowanych przez MŚP przez okres 3 lat, licząc od daty finansowego zakończenia projektu (obowiązek ten dotyczy wyłącznie projektów obejmujących inwestycję w infrastrukturę lub zakup sprzętu/wyposażenia). Trwałość projektu oznacza niepoddanie go tzw. zasadniczym modyfikacjom, tj.: 

1. modyfikacjom mającym wpływ na charakter lub warunki realizacji projektu LUB powodującym uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny, oraz
2. modyfikacjom wynikającym ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury ALBO z zaprzestania działalności produkcyjnej.

Znacząca modyfikacja będzie miała miejsce w sytuacji, gdy jednocześnie spełniony zostanie co najmniej jeden z warunków wskazanych w pkt. 1 i co najmniej jeden z warunków wymienionych w pkt. 2.

Szczegółowe omówienie kwestii zasadniczej modyfikacji wraz z przykładami można znaleźć w opracowanym przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego dokumencie "Zagadnienie zachowania trwałości projektu współfinansowanego z funduszy europejskich".

Wskaźniki

Jednym z bardziej istotnych elementów weryfikowanych podczas kontroli w okresie trwałości jest wywiązanie się beneficjenta z osiągnięcia wskaźników produktu/rezultatu (ich wartości zostały zadeklarowane na etapie składania wniosku o dofinansowanie).

Bardzo częstym błędem popełnianym przez beneficjentów jest przeszacowanie wartości wskaźników, w głównej mierze wskaźników rezultatu, których celem jest mierzenie efektów zrealizowanego projektu (np. oszczędność czasu w przewozach pasażerskich/towarowych w projektach dotyczących modernizacji.budowy dróg). Beneficjenci muszą pamiętać, że po zakończeniu realizacji projektu będą rozliczani ze stopnia ich osiągnięcia. Co istotne, beneficjenci na własnej skórze mogą odczuć konsekwencje takiego przeszacowania, ponieważ grożą im za to korekty finansowe, a nawet rozwiązanie umowy i zwrot środków wraz z odsetkami - odpowiednie zapisy umowy o dofinansowanie mogą wskazywać na konieczność ponownej oceny projektu w sytuacji, gdy stopień nieosiągnięcia wskaźnika przekroczy np. 25%. Jeżeli w wyniku ponownej oceny  projekt nie uzyska odpowiedniej liczby punktów gwarantującej miejsce na liście projektów wybranych do dofinansowania wówczas umowa zostaje rozwiązana. Osobiście nie rozumiem powodów takiego przeszacowania, w odniesieniu do wskaźników, które nie mają wpływu na ilość punktów przyznawanych podczas oceny merytorycznej wniosku. Zbyt optymistyczne podejście do przyszłych efektów realizacji projektu może mieć bowiem poważne konsekwencje finansowe.

O czym jeszcze należy pamiętać

Zasadnicza modyfikacja oraz stopień osiągnięcia wskaźników to bez wątpienia podstawowe kwestie związane z kontrolą w okresie trwałości, jednak nie jedyne. Beneficjenci, którzy w swoich projektach wskazywali podatek VAT jako kosz kwalifikowany, muszą monitorować czy nie nabyli prawa do odzyskania poniesionego kosztu podatku VAT. W takim przypadku konieczne będzie pomniejszenie wydatków kwalifikowanych projektu o wartość możliwego do odzyskania podatku VAT.

Wpływ na wysokość dofinansowania będzie miała wpływ również tzw. luka finansowa, z którą wiąże się zagadnienie generowania przez projekt dochodu. W dużym uproszczeniu, z projektem generującym dochód mamy do czynienia w sytuacji, gdy beneficjent pobiera opłaty za korzystanie z infrastruktury powstałej w ramach projektu, a wartość tego projektu przekracza 1 mln euro (np. projektem generującym dochód będzie budowa sieci wodociągowej o wartości 8 mln zł, ponieważ osoby podłączone do tej sieci ponoszą opłaty za zużycie wody). Na etapie składania wniosku o dofinansowanie beneficjent, którego projekt spełnia powyższe przesłanki musi wyliczyć tzw. lukę finansową, której celem jest określenie stopnia dofinansowania projektu. Kontrola w okresie trwałości projektu ma za zadanie sprawdzić, czy projekt nie generuje dochodów wyższych niż pierwotnie ustalone, a zatem czy nie ma podstaw do obniżenia dofinansowania.

W przypadku projektów obejmujących budowę/przebudowę/modernizację infrastruktury dla której konieczne jest uzyskanie pozwolenia na użytkowanie, sprawdzane są również terminy, od kiedy dany obiekt mógł zostać oddany do użytku. Termin ten może mieć bowiem znaczenie na rozpoczęcie okresu trwałości (np. jeżeli wybudowana w ramach projektu droga została oddana do użytku po terminie finansowego zakończenia realizacji, wówczas początkiem okresu trwałości będzie data uzyskania zgody na użytkowanie). 

Jak widać po zakończeniu fazy realizacyjnej beneficjent nie może spocząć na laurach, ponieważ wiele czynników może mieć wpływ na zachowanie trwałości projektu, a wszelkie nieprawidłowości mogą zakończyć się korektą finansową. Kontrola w okresie trwałości ma więc również pewien wymiar psychologiczny i dyscyplinujący beneficjentów do utrzymywania efektów projektu przez co najmniej 5 lub 3 lata.